Tomat, Keju & Salami yang Membantu Mengatur Alokasi Waktu
Kondisi pandemi yang belum kunjung membaik membuat kita harus bertahan dengan sistem kerja Work From Home (WFH) sampai hari ini. Meskipun terlihat menyenangkan dan menghadirkan banyak sisi positif, bekerja dari rumah ternyata tidak selalu mudah untuk dijalankan. Terutama untuk beberapa orang yang memiliki kesulitan berkonsentrasi, atau harus membagi waktu untuk melakukan tanggung jawab lain di luar pekerjaan. Belum lagi kalau dihadapkan dengan daftar pekerjaan yang padat dan target bulanan yang harus dicapai. Tak heran jika masalah time management bisa menghambat pekerjaan selama WFH.
Jika diselidiki lebih dalam, mungkin akar masalahnya bukan hanya ada pada workload, atau faktor luar lainnya. Salah satu artikel dari Harvard Business Research menunjukkan bahwa kemampuan mengatur waktu berhubungan erat dengan kecakapan dalam membuat keputusan, bekerja dalam struktur yang rapi dan disiplin serta menyesuaikan waktu yang dimiliki dengan kondisi yang berubah dinamis. Tentunya kemampuan time management ini menjadi faktor paling penting untuk mencapai efektifitas kinerja sehari-hari.
Jadi, bisa saja saat ini kamu belum menemukan teknik manajemen waktu yang tepat sehingga pekerjaan yang ada belum dapat diselesaikan dengan produktif dan maksimal. Namun ini bukanlah masalah yang asing; banyak metode yang bisa diterapkan dalam keseharian agar tantangan soal time management bisa diatasi dengan langkah-langkah yang tepat dan praktis. Beberapa diantaranya, metode Salami Slice, Swiss Cheese dan Pomodoro seperti yang ada di bawah ini.
Salami Slice Method
Ketika kamu dihadapkan dengan pekerjaan yang kompleks, jangan panik dulu! Kamu bisa lakukan metode salami slice ini untuk bisa menyelesaikannya. Bayangkan irisan salami (daging olahan hasil fermentasi) yang tipis sehingga mudah ditusuk dengan garpu dan dimakan satu per satu. Pasti akan jauh lebih mudah daripada mencoba menggigit seluruh olahan daging salami sekaligus.
Seperti itu pula perumpamaan yang dapat kamu terapkan dengan proyek atau pekerjaan yang kamu hadapi dengan metode ini. Daripada mengerjakan seluruh pekerjaan dalam satu waktu, irislah pekerjaan tersebut menjadi beberapa lapisan dan mulailah lakukan pekerjaan secara berurutan dari lapisan atas. Lakukan tugasmu dengan disiplin sesuai jadwal dan cobalah untuk menyelesaikannya dan tidak melewatkan atau melompat ke tugas lain.
Swiss Cheese Method
Metode ini menawarkan solusi dengan memilih pekerjaan yang ingin dikerjakan secara acak dari list pekerjaanmu hari itu. Tugas tersebut bisa jadi dipilih karena beragam alasan, seperti berdasarkan tingkat kesulitan, urgensi pekerjaan dan lain sebagainya. Lakukan setiap tugas dalam waktu yang cukup singkat, seolah-olah kamu sedang membuat lubang kecil pada “keju” yang dalam hal ini adalah perumpamaan dari proyek pekerjaanmu.
Misalnya saat ingin menulis artikel dan kamu kewalahan dalam membuat kerangka penulisan, pengeditan, dan menemukan referensi yang sempurna. Daripada terjebak dalam pusaran waktu yang terbatas dan workload yang padat, kamu bisa mengerjakan artikel tersebut secara singkat selama 10 menit sebelum makan siang. Setelah makan siang atau melakukan pekerjaan yang lain, kamu bisa kembali membuat lubang lain dalam proses penulisan artikel tersebut. Teruslah lakukan pekerjaanmu hingga “lubang pada keju semakin banyak”, itu berarti pekerjaanmu sudah hampir selesai.
Pomodoro Method
Pomodoro adalah bahasa Italia yang berarti ‘tomat’. Metode Pomodoro pertama kali dibuat oleh Francesco Cirillo yang terinspirasi dari sebuah timer dapur berbentuk tomat. Melalui pendekatan ini kamu bisa menentukan tugas yang akan dikerjakan, kemudian atur timer selama 25 menit. Fokuslah mengerjakan tugas tersebut hingga timer berakhir, tandai pekerjaan yang sudah dilakukan, kemudian ambil waktu istirahat selama 5 menit setiap ronde. Setelah istirahat, kembalilah fokus melanjutkan pekerjaan selama 25 menit. Ulangi langkah-langkah tersebut hingga 4 ronde dan kamu bisa istirahat lagi selama 15 menit.
Dengan menggunakan metode Pomodoro secara teratur, kamu bisa meningkatkan produktivitas dan membuatmu terbiasa melakukan segala sesuatu berdasarkan skala prioritas. Kamu juga dapat melatih fokus pada hal yang tengah kamu kerjakan hingga kamu bisa mengerjakan atau melakukan apapun dengan cepat dan efektif. Ada beberapa aplikasi timer Pomodoro yang bisa membantumu dalam menyelesaikan pekerjaan, misalnya Focus To-Do: Pomodoro Timer & To Do List.
Tantangan yang kita hadapi tidak melebihi kekuatan kita.
Salah satu teman SIRCLO, Davin Tansil berbagi pengalaman dan tantangannya selama WFH. Sebagai bagian dari tim Business Development (BD) SIRCLO, Davin diberikan target untuk mendapatkan sejumlah kontrak kerjasama klien setiap bulannya, atau yang biasa disebut dengan closing. Target tersebut tentunya bukanlah tantangan yang mudah karena terdapat proses review klien yang membutuhkan waktu cukup panjang. Belum lagi tantangan yang muncul karena harus bekerja dari rumah di masa pandemi ini.
Selama WFH, Davin juga menghadapi tantangan dalam hal time management. Selain mengerjakan setiap tugas dan tanggung jawabnya di kantor, seringkali Davin dihadapkan dengan kegiatan di luar pekerjaan kantor yang menyita waktu lebih dari yang diekspektasikan, misalnya seperti mengurusi keperluan apartemen atau membantu bisnis orang tua.
Tantangan selama WFH juga dirasakan oleh Nur Sabrina Begum, anggota dari tim Finance SIRCLO. Bertugas di di sisi account payable, Sabrina bertanggung jawab untuk memeriksa dokumen-dokumen pembelian dan memastikan segala pembayaran dilakukan dengan baik. Sabrina juga memiliki target agar pembayaran dapat dilakukan tepat waktu dan menyimpan dokumen-dokumen pembayaran dalam bentuk softcopy dengan baik secara online. Selama WFH, Sabrina pun mengaku sering terdistraksi dengan pesan lain di luar pekerjaan sehingga membuatnya kurang fokus menyelesaikan tanggung jawab.
Kesulitan beradaptasi dengan ritme kerja selama WFH di tahap awal tidak mematahkan semangat Davin dan Sabrina untuk tetap produktif. Berikut 5 tips mereka dalam mengatur waktu agar dapat menyelesaikan pekerjaan secara efektif selama berada di rumah:
1. Disiplin adalah kunci
Early bird catches the worm! Mulailah bekerja tepat waktu, yaitu pada jam 9 pagi. Ini dapat menjadi kunci agar kamu tidak keteteran dalam menyelesaikan pekerjaan.
2. Fokus dan konsisten dalam menyelesaikan pekerjaan
Jangan khawatir jika kamu memiliki kegiatan di luar pekerjaan kantor selama WFH. Yang terpenting adalah fokus pada pekerjaan utama terlebih dahulu, sehingga kamu dapat melakukan hal lain setelahnya. Bagi pekerjaanmu berdasarkan level urgensi dan atur deadline untuk setiap tugas.
3. Hindari distraksi
Usahakan untuk tidak teralihkan dengan hal-hal yang tidak berkaitan dengan pekerjaan, seperti membuka sosial media atau bermain games. Kamu bisa tetapkan waktu khusus untuk istirahat sejenak di sela-sela jam kerja.
4. Atur tugas harian
Biasakan untuk membuat to-do-list pekerjaan dalam satu hari atau satu minggu supaya tidak ada pekerjaan yang tertinggal. Pekerjaan yang ada di dalam to-do-list harus menjadi prioritas utama, ya!
5. Buat area kerja yang nyaman
Siapkan ruang khusus dengan meja dan kursi yang nyaman untuk bekerja. Hindari bekerja di atas kasur karena dapat mempengaruhi mood menjadi kurang produktif.
Terus berlatih untuk menjadi lebih produktif, karena waktu yang kita miliki sangat berharga. Walaupun situasi pandemi mengharuskan kita bekerja dari rumah, usahakan untuk memaksimalkan setiap waktu yang ada dan lakukan tanggung jawab dengan integritas, disiplin dan profesional. Tetap semangat — jangan lupa juga untuk selalu memperhatikan kesehatan jiwa dan raga!
Originally published on October 13, 2020.
