#GrowInfinitely Afterglow Series: Mengelola Tim Sukses Event Tahunan secara Remote
Anniversary perusahaan melambangkan titik pencapaian dari perjalanan yang telah ditempuh dan juga titik pangkal untuk melanjutkan perjalanan dengan semangat baru. Sejak memasuki tahun ke-6 dalam membantu brands berjualan online di Indonesia, SIRCLO menjadikan anniversary perusahaan sebagai ajang selebrasi bersama mitra dan klien yang dilayani. Tidak hanya mengembangkan sebuah tradisi baru, perayaan ini pada dasarnya merupakan perpanjangan upaya SIRCLO dalam menjangkau brands dari berbagai skala; UMKM hingga enterprise, dengan adanya sesi sharing yang komprehensif seputar strategi berbisnis online.
Pandemi di tahun 2020 tidak menjadi penghalang bagi SIRCLO untuk melanjutkan tradisi ini. Walau tidak bisa bertemu secara fisik, acara anniversary SIRCLO di bulan Juli yang berbentuk online conference diadakan secara hybrid, menggabungkan panggung offline dan platform online. Di tahun 2021, tim SIRCLO kembali dihadapi tantangan pandemi dan keterbatasan PPKM dengan tingkat yang lebih tinggi. Oleh karena itu, acara anniversary ke-8 pun diadakan secara full online. Selama 2 hari, SIRCLO menghadirkan 12 sesi sharing dengan turut mengundang lebih dari 20 pembicara dari berbagai bidang dan perusahaan, seperti Kementerian Koperasi dan UKM, Katadata, Google, Tokopedia, Shopee, dan masih banyak lagi.
Di balik kesuksesan momen anniversary tahun ini, terdapat satu tim yang bertugas untuk merencanakan, mengelola, hingga mengeksekusi seluruh rangkaian acara, yaitu tim Marketing SIRCLO yang dipimpin oleh Ratri Endah Rahayu selaku Creative Marketing Manager SIRCLO. Tim yang terdiri atas 15 orang ini memikul tanggung jawab sebagai tim persiapan acara dalam kurun waktu 1 kuartal. Dengan menerapkan sistem kerja Work From Home (WFH), seluruh anggota tim menjalankan persiapan acara dari rumah dengan dukungan teknologi.
Menyelenggarakan sebuah acara full online selama 2 hari untuk pertama kalinya tentu tidak semudah membalikkan telapak tangan, terutama dengan banyaknya anggota tim Marketing yang baru bergabung di perusahaan selama masa WFH. Bagi tim secara keseluruhan, mereka perlu beradaptasi dengan tanggung jawab persiapan acara, sembari tetap memenuhi pekerjaan keseharian di subdivisi kerja masing-masing. Platform online conference yang digunakan juga merupakan wadah baru yang harus dipelajari dan kuasai dari nol.
Terkhusus bagi para anggota tim baru, mereka harus mengenal SIRCLO dan kepentingan stakeholders-nya terlebih dahulu agar hasil kerja tetap mencerminkan nilai dan tujuan perusahaan. Terlebih lagi, semua ini dilakukan secara online dari rumah atau lokasi masing-masing.
Bird-eye view dari seorang team leader
Ratri Endah Rahayu telah memandu tim Marketing SIRCLO sejak tahun 2018. Tim yang awalnya hanya terdiri dari segelintir orang, kini terbagi menjadi beberapa subdivisi yang terus berkembang. Selain menjalankan tanggung jawab sehari-harinya sebagai Manager, ia memegang kendali utama untuk persiapan acara. Ratri telah mengepalai tim Marketing dalam kesehariannya secara remote selama lebih dari 1 tahun, namun mempersiapkan acara full online mendatangkan tantangan tersendiri baginya, terutama dalam pengelolaan tasks.
Bekerja mode WFH sangat bergantung dengan teknologi serta koneksi, yang dimana keduanya kadang kala mampu mengalami kendala teknis. Selain itu, tidak bertemu tatap muka memungkinkan terciptanya ruang misinterpretasi yang cukup luas, baik ketika berkomunikasi dengan sesama anggota tim maupun dengan departemen/pihak lain. Oleh karena itu, kelancaran berkomunikasi menjadi salah satu tantangan terbesar yang dihadapi setiap harinya. Koordinasi yang sebelumnya dapat dilakukan dengan semudah “mencolek pundak” rekan kerja di kantor kini harus melewati proses yang lebih panjang, seperti mengetik pesan, menunggu pesan dibalas, perhatian yang terbagi selama online meeting, dan banyak lagi.
Terlepas dari kendala dalam kelancaran berkomunikasi, tim Marketing juga diuji untuk menentukan skala prioritas yang ideal. Dengan workload yang harus dipenuhi sehari-hari, mereka pun perlu menyisihkan waktu untuk melakukan alignment meeting seperlunya. Menentukan waktu meeting yang memadai untuk jadwal anggota tim yang terlibat ataupun dengan jadwal pihak yang berkepentingan lainnya tidak selalu mudah. Akan tetapi, dengan dukungan persiapan yang matang dan antisipasi deadline dari jauh hari, tim Marketing tetap membuat semua persiapan acara menjadi kenyataan.
Mantra seorang leader dalam mengelola tim secara remote
Dengan banyaknya aspek acara yang perlu dipersiapkan, Ratri memberi kepercayaan kepada anggota tim untuk mampu bergerak secara mandiri. Dalam prosesnya, ia melatih tim untuk tanggap dalam mengambil keputusan yang dinilai terbaik bagi perusahaan dan audiens yang menghadiri acaranya. Perhelatan ini pun menjadi sebuah kesempatan untuk mengasah keterampilan decision-making dan mengangkat kepercayaan diri setiap anggota tim Marketing. Ketika tim mampu mengambil langkah tanpa menunggu aba-aba dari leader, maka proses persiapan pun berjalan lebih cepat dan efisien.
Sebagai leader, Ratri juga menyadari pentingnya menjaga well-being dari anggota timnya. Sejak dulu, ia berpegang pada mindset bahwa, ‘team members are humans who can feel all kinds of emotions, hence deserve kindness’. Tidak dapat dipungkiri, tanggung jawab tersebut menempatkan tim dalam sebuah kurun waktu yang penuh tekanan dan menguras energi. Di setiap kesempatan yang ada, Ratri mengecek kondisi kesehatan anggota tim secara berkala dan menganjurkan mereka untuk mendapatkan waktu istirahat yang cukup. Ketika mendapati anggota tim yang harus beristirahat, maka Ratri akan mendorong anggota tim lainnya untuk saling membantu agar persiapan tetap berjalan.
Melihat bahwa setiap anggota tim sedang berada di kapal yang sama, Ratri berusaha membaca situasi apa adanya dan berusaha untuk tidak menutupi atau mengabaikan segala bentuk tekanan maupun workload yang tim sedang alami. Penting baginya untuk mendongkrak semangat seluruh team members, bukan hanya melalui pesan tertulis, namun juga aksi lebih lanjut untuk menunjukkan kepeduliannya terhadap tim.
Salah satu langkah yang Ratri ambil adalah menjadi leader yang approachable dan available, terlepas dari jadwal kerja yang penuh. Ia membantu anggota tim mencari solusi ketika tengah menghadapi suatu kendala dan menyisihkan waktu untuk melakukan meeting one-on-one dengan anggota tim setiap ada keperluan. Melalui pendekatan tersebut, ia ingin tim merasa didengar serta dihargai dan tidak hanya semata-mata diberikan instruksi.
Kesuksesan yang dicapai secara gotong royong
Sepanjang berlangsungnya rangkaian acara anniversary, para pembicara sangat berantusias untuk berbagi ilmu dan berinteraksi dengan audiens. Begitu pula dengan audiens yang aktif mengikuti berbagai sesi yang ada, membuka diskusi dengan pembicara, dan berpartisipasi dalam games berhadiah hingga sesi penutup. Meskipun diselenggarakan secara full online, kemeriahan acara pun tetap terasa. Menurut Ratri, kesuksesan ini dapat tercapai berkat rasa gotong royong yang tertanam pada masing-masing anggota tim Marketing dan juga divisi pendukung.
Sudah tidak lazim lagi untuk mendengar anggota tim saling menawarkan bantuan ketika sedang alignment meeting, bahkan kepada lintas subdivisi. Dalam kurun waktu sebulan, tim Marketing yang terdiri dari beberapa anggota baru pun berdedikasi untuk mempersiapkan acara ini bersama-sama dan memberikan yang terbaik. Sejak awal persiapan, rasa respect terhadap satu sama lain sudah terlihat, didukung prinsip gotong royong yang terus dipertahankan hingga akhir. Persiapan acara ini pun menjadi sebuah wadah bermakna yang semakin mengukuhkan solidaritas tim dengan lebih kuat.
Sebagai seorang leader, Ratri sangat bangga akan timnya yang telah memberikan usaha terbaik dalam mengeksekusi acara hingga sukses. Baginya, ini merupakan salah satu pengalaman bermakna yang ia alami selama di SIRCLO dan akan menjadi pembelajaran penting ketika mengadakan tantangan lainnya. Pandemi telah mengubah cara kita melakukan hal-hal tertentu, maka jadilah pribadi yang siap untuk beradaptasi dan kembangkan diri!
